Вони не представлені на засіданні правління чи будь-яких інших загальних зборах. Коли подано пропозицію, затвердити та доповнити протокол лише ті люди, які були присутні на попередніх загальних зборах, можуть передавати та підтверджувати протокол, і лише присутні на попередніх загальних зборах можуть голосувати за прийняття або затвердження протоколу.
Секретар Компанії протоколюватиме засідання Загальних зборів. Якщо немає Секретаря Компанії, будь-яка інша особа, належним чином уповноважена Правлінням або Головою, буде вести протокол засідання. Протокол Загальних зборів має бути підписано та занесено до книги протоколів протягом тридцяти днів після проведення Загальних зборів.
До затвердження протоколу засідання він не вважається офіційним протоколом засідання. Схвалення — це важливий крок, який не можна пропустити.
Відповідно до Правил розпорядку Роберта, протоколи, які не розглядаються щоквартально, можуть бути затверджені правлінням. Оскільки річні збори є річними, а не квартальними, рада може затвердити протокол. «Протокол одних щорічних зборів не повинен зберігатися для прийняття рішення до наступного через рік». (Правила Роберта, 11-е видання, стор.
Якщо протокол засідання не затверджений, він вважається таким, що складається в чернетці. Це означає інформація, зафіксована в протоколі, не є офіційною і може бути змінена або виправлена.