У процесі оформлення замовлення на купівлю послідовність зазвичай включає спочатку отримання товарів або послуг від постачальника. Після цього постачальник надсилає вам рахунок за доставлені товари. Потім ви порівнюєте дані рахунку-фактури із замовленням на купівлю, щоб переконатися в точності, перш ніж продовжити платіж.
Ось найпоширеніші етапи обробки замовлення на покупку:
- Створіть замовлення на купівлю.
- Надіслати кілька запитів на котирування (RFQ)
- Проаналізуйте та виберіть постачальника.
- Укладіть договір і надішліть ПЗ.
- Отримати товари/послуги.
- Отримати та перевірити рахунок-фактуру (3-стороннє зіставлення)
- Авторизуйте рахунок-фактуру та оплатіть постачальника.
- Діловодство.
Потік процесу замовлення на купівлю починається зі створення та затвердження заявки на купівлю. Потім організація надсилає запити пропозицій, щоб запросити пропозиції від постачальників. Після вибору постачальника компанія узгоджує контракт і створює замовлення на замовлення. Потім постачальник доставляє продукти та ділиться рахунком-фактурою.
Цикл замовлення на купівлю Час циклу замовлення на купівлю становить ключовий показник часу циклу закупівель. Цей показник обчислюється як час циклу в годинах від отримання позиції заявки на купівлю до передачі замовлення на купівлю постачальнику.
Якщо PR знаходиться в межах бюджету та відповідає політиці закупівель, фінансовий відділ затверджує його та надсилає до відділу закупівель для обробки. Потім відділ закупівель перетворює затверджений PR на замовлення на закупівлю (PO) і пересилає його постачальнику.
Етапи процесу покупки
- Визначте потребу. …
- Вкажіть вимогу. …
- Знайдіть і виберіть постачальника. …
- Обговоріть витрати. …
- Отримати схвалення замовлення. …
- Оформити замовлення. …
- Прийняти та затвердити замовлення. …
- Перегляньте роботу постачальника.