Офісні інструкції можливо містити положення, згідно з яким справи можуть вирішуватися не тільки письмово, а й усно – шляхом надання клієнту інформації. Порядок підписання листів, пересилання кореспонденції та архівування документації та справ, що утворюються в діловодстві.
потребує затвердження Головний директор державного архіву. Підготовка службової інструкції покладається на директора, після складання інструкції подається заява на затвердження головному директору державного архіву.
Визначення: а) Офісна діяльність – ось ці діяльності пов’язані з обігом листів, тобто прийманням листів, їх розподілом і доставкою, реєстрацією, маркуванням, розглядом питань, що становлять зміст листів, затвердженням завершених справ, підписанням, відправленням листів, зберіганням файлів поточних і завершених справ.
Ознака відмінка є постійною ідентифікаційною ознакою цілого файлу питання. 3. Знак справи містить наступні елементів: 1) найменування організаційної одиниці; 2) символ класифікації зі списку файлів; 3) наступне число питання, що випливають із списку справ; 4) чотири цифри календарного року, в якому відкрито справу.
Інструкція – це форма вираження, записана у вигляді тексту, що містить інструкція з експлуатації (пристрою), правила поведінки (інструкція з охорони праці), спосіб виконання (інструкція виробника).